商談時の議事録を書く上で必要な事

みなさん、こんにちは

 

爽やか君です。

 

筆者は記事録を書く事が苦手です。というか、それに限らず、書く事自体が苦手です。

 

社会人として働いていると、何かと’’書く’’瞬間が多く、筆者はかなり苦労してきました。（今でも苦労しています。）

 

そんな筆者が社会人新卒だった頃特に苦手意識を持っていたのが、議事録でした。

 

取引先との商談時、何かと下っ端の人間が議事録を書く機会が多いのではないのかなと思います。筆者も下っ端時代（今も）議事録を書く瞬間が多く、そして、毎日自分の書いた議事録を上司や先輩に見せ、たくさん指摘を受けました。笑

 

そんな筆者も入社から数年経ち、議事録を数えきれないぐらい作ってきました。

 

そんな筆者が商談時に議事録を作成する際に最低限気を付けている事をザックリ書いてみようと思います。

 

 

その１：理解

議事録を書きながら商談に参加する場合、やっぱその商談の目的を理解し、前提条件を抑え、ある程度何を話し、何を決めるのかを理解しないといけません。というか、ここれさえできていれば、ほぼ議事録作成の8割が決まると言ってもいいです。

例えば、取引先とある取引について商談し決定事項を書くのであれば、前提条件として現状どういうステータスなのか？(どこまで話しが進んでいるのか？)どのプロジェクトの取引なのか？クラリしたい事は？という様な感じで何を書けばいいのか、何を話すのか分かると思います。

というかここまでしっかりと理解して取り組めるなら、おそらく商談に臨む前に、ある程度議事録が書けるのではないのかなと思っています。

そうすれば後は商談で決まった事を書いて、その場で相手と内容を確認し、商談が終わった後すぐに取引先に送るの事が可能だと思います。これが出来るとかなりスマート感を相手へ感じさせる事ができるのではないのでしょうか？

とにかくちゃんと’’理解”する事が1番重要です。

その２：どう書くのか？

簡潔に、端的に。これがポイントです。なんかダラダラ物語りの様に長く書く人がたまにいるんですが、正直ナンセンスです。

筆者が議事録を書くときは、箇条書きで決まった事を書きます。また誰が主体で進めるのか？いつまでに？などの視点も忘れずに書きます。

その３：スピード

あと最後に、議事録作成で1番重要なのは”スピード”です。商談が終わったら、すぐに最低でもその日の内に作成をし、取引先や上司と共有します。

最初のうちは何回か上司や先輩にレビューをしてもらうと思いますが、いずれにせよ議事録はスピードが命です。

前にも書きましたが、できる人はもう会議の前にある程度議事録を作成し、商談中はそれに沿って会話を進め、最後にちょっと手直しを入れる。なんて方法で商談後から議事録共有をしている人がいます。

 

最後に

議事録を作る上で当たり前の事をダラダラ書い見ました。今でも議事録を作成が嫌いです。人によって、うるさい人はうるさいし、うるさくない人もいます。まあそこは上手く上司の顔伺って作ってみて下さい。

 

以上